Prokrastinácia a práca s časom

„Ak  si  nevybudujete  svoj  sen,  niekto  si  vás  najme,  aby  ste  vybudovali  ten  jeho...“  Karin  Krausová  -  Rebelka

Prokrastinácia  je  mechanizmus,  pomocou  ktorého  človek  zápasí  s  úzkosťou  spojenou  s rozhodovaním pri začatí a  dokončení  úlohy.  Nie  je  príčinou  ťažkostí, ale je  snahou  vyrovnať  sa  s  najrôznejšími  hlbšími  problémami  vrátane  nízkeho  sebavedomia,  perfekcionizmu,  strachu  z  neúspechu  i  úspechu,  nerozhodnosti,  nerovnováhy  medzi  prácou  a  voľným  časom,  neefektívnym  stanovovaním  cieľov  a  negatívneho  pohľadu  na  prácu  a  na  seba  samých.

Ak  sme  sa  v  detstve  naučili  spájať  si  prácu  s  námahou  a  kritikou,  môže  sa nám stať,  že  sotva  sa  pustíme  do  nepríjemnej  úlohy,  pretože  v  nás  ožívajú  nepríjemné  spomienky.  Kedykoľvek  premýšľame  o  práci  na  úlohe,  vkráda  sa  do  nášho  vedomia  každá  doposiaľ  skrytá  neistota.  Určité  aktivity  v  nás  vyvolávajú  skľúčenosť,  roztrpčenosť,  strach  zo  sklamania,  a  keď  sa  nám  zdá,  že  takýchto    činností  je  v  našom  živote  príliš  veľa,  je  to  ako  ísť  so  zošliapnutou  brzdou;  stratili  sme  motiváciu,  a  pochybujeme  o  tom,  či  sa  dokážeme  prinútiť  k  činu.  Naša  sebakritika  nám  pripadá  oprávnená  a  my  sa  pravdepodobne  považujeme  za  večných  prokrastinátorov,  ktorí  sú  odsúdení  na  zažívanie  úzkosti  a  výčitiek  svedomia.  K  prokrastinácií  sú  náchylnejší  tí,  ktorí  sa  najviac  obávajú  kritiky,  neúspechu,  majú  ťažkosti  so  začatím  práce  a  straty  príležitostí,  ktoré  so  sebou  nesie  rozhodnutie  venovať  sa  jedinému  projektu,  úlohe.

10  účinných  nástrojov  k  prekonaniu  prokrastinácie

Neil  Fiore  (2014)  prináša  desať  účinných    nástrojov  k  prekonaniu  prokrastinácie:

1. Navodenie  bezpečia  –  ako  sa  pri  vykonávaní  riskantných  činností  istiť  pomocou  pomyselnej  záchrannej  siete,  ktorá  zmierni  obavy  z  neúspechu  a  naučí  rýchlo  sa  spamätať  z  chýb  a  nabrať  nový  smer.
2. Pomocou  preprogramovaniu  negatívnych  postojov  pozitívnym  vnútorným  dialógom  sa  naučiť  rozpoznávať  negatívne  posolstvá,  ktoré  k  sebe  vysiela,  odhaliť,  ako  ho  nepriaznivo  ovplyvňujú  a  nahradiť  ich  pozitívnymi  formuláciami,  ktoré  nasmerujú  jeho  energiu  na  úlohu.
3. Využitie  prokrastinácie  k  jej  potlačeniu  –  ako  využiť  staré,  negatívne  zvyky  k  vyvolaniu  a  posilneniu  novovytvorených  pozitívnych  návykov.
4. Ako  do  života  bez  výčitiek  svedomia  začleniť  zábavu  a  presunúť  tak  pozornosť  od  práce  k  hre,  dôsledkom  čoho  vznikne  podvedome  túžba  vrátiť  sa  k  práci.
5. Vďaka  komplexnému  mysleniu  a  spätnému  plánovaniu  získať  predstavu  o  tom,  ako  sa  vysporiadať  s  obavou,  že  dôležité  úlohy  prerastú  cez  hlavu.  Pomocou  postupného  plánovania  jednotlivých  krokov  potrebných  k  splneniu  úlohy  nájsť  dostatok  času  na  oddych  a  vychutnávanie  svojich  úspechov.
6. Naučiť  sa  využívať  obavy  vo  svoj  prospech  -  zistiť,  ako  účinne  mi  vytvorenie  plánu  pre  boj  s  rozptyľujúcimi  myšlienkami  pomôže  dosiahnuť  moje  ciele  a  posilniť  schopnosť  čeliť  najhoršiemu  scenáru.
7. Vytvorenie  antirozvrhu    -  odhalí,  koľko  sa  toho  dá  stihnúť,  ak  si  môj  oddych  dopredu  naplánujem  a  strávim  ho  bez  výčitiek  svedomia.  Vďaka  pomôcke  získať  reálnu  predstavu  o  tom,  koľko  času  má  človek  skutočne  k  dispozícií.  Čas  strávený  kvalitnou  prácou  na  úlohách  zaznamenávať  do  neobsadených  časových  blokov  a  získať  tak  prehľad  o  tom,  koľko  práce  som  už  odviedol.
8. Efektívne  stanovovanie  cieľov  –  oslobodiť  sa  od  cieľov,  ktoré  vzbudzujú  pocity  viny,  lebo  v  súčasnej  dobe  sú  neuskutočniteľné.  Nasmerovať  úsilie  k  zmysluplným  cieľom,  ktoré  si  zaslúžia  okamžitú  pozornosť.
9. Dosiahnutie  stavu  „flow“  –  naučiť  sa,  ako  behom  dvoch  minút  prekonať  stres  a  nedostatok  motivácie  a  dosiahnuť  stav  flow,  pre  ktoré  je  charakteristická  sústredená  energia,  záujem  a  pozornosť.  Vedieť,  že  bez  ohľadu  na  to,  aké  pocity  v  človeku  vyvoláva  úloha  stojaca  pred  ním,  môžem  dosiahnuť  za  chvíľu  vysokú  výkonnosť  a  kreativitu.
10. Plánované  zdržania  -  metóda,  ktorá  nás  pripraví  na  životné  problémy  tak,  aby  sme  ich  rýchlo  dokázali  premeniť  v  príležitosti.  Naučí  nás,  ako  predchádzať  prokrastinačným  pokušeniam  a  začleniť  vytrvalosť  do  celkového  plánu  cesty  za  úspechom.

Varovné  signály  prokrastinácie

Neil  Fiore  (2014)  uvádza  šesť  varovných  signálov,  ktoré  pomôžu  zistiť,  či  máme  ťažkosti  s  prokrastináciou,  dosahovaním  cieľov,  či  neefektívnymi  pracovnými  návykmi:

1. Pripadá  vám  život  ako  dlhý  rad  záväzkov,  ktoré  nie  je  možné  dosiahnuť?

• Obsahuje  váš  zoznam  úloh  stále  nekonečné  množstvo  položiek?
• Stále  si  hovoríte,  čo  musíte,  alebo  by  ste  mali?
• Cítite  sa  bezmocní,  pripadá  vám,  že  nemáte  možnosť  voľby?
• Ste  nervózni,  cítite  sa  pod  tlakom,  neustále  sa  obávate,  že  budete  pristihnutí  pri  prokrastinácií?
• Trpíte  nespavosťou,  je  pre  vás  obtiažne  načerpať  počas  spánku,  počas  víkendoch  a  dovolenky  dostatok  síl?

2. Máte  nereálne  predstavy  o  čase?

• Keď  hovoríte  o  začatí  práce  na  projekte,  úlohe,  používate  neurčité  výrazy  ,,niekedy  na  budúci  týždeň“,  alebo  „na  jeseň“?
• Strácate  prehľad  o  tom,  ako  trávite  čas?
• Je  váš  rozvrh  prázdny,  máte  len  matné  poňatie  o  svojich  povinnostiach,  čiastkových  cieľoch  a  konečných  termínoch?
• Neustále  chodíte  neskoro  na  schôdzky,  porady?
• Zabúdate  zohľadniť  koľko  času  vám  zaberie  cesta  cez  mesto  v  dopravnej  špičke?

3. Nemáte  jasne  stanovené  ciele  a  hodnoty?

• Je  pre  vás  ťažké  sústrediť  sa  na  jeden  projekt  alebo  dodržiavať  záväzky?
• Nedokážete  jasne  povedať,  čo  skutočne  chcete,  ale  máte  celkom  jasnú  predstavu,  čo  by  ste  mali  chcieť?
• Ľahko  sa  dáte  odlákať  od  vytýčeného  cieľu  novou  úlohou,  ktorá  sa  javí  bez  problémov    a  prekážok?
• Chýba  vám  schopnosť  rozlišovať  medzi  dôležitými  a  druhoradými  činnosťami?

4. Cítite  sa  nespokojní,  znechutení,  skľúčení?

• Kladiete  si  ciele,  ktoré  nikdy  nedosiahnete,  alebo  sa  o  ich  dosiahnutie  ani  nepokúsite?
• Obávate  sa,  že  sa  zvyku  prokrastinácie  nikdy  nezbavíte?
• Zisťujete,  že  nikdy  nie  ste  spokojní  s  výsledkami  svojej  práce?
• Máte  pocit,  že  vám  život  uniká  medzi  prstami  –  neustále  pracujete,  alebo  sa  cítite  previnilo,  pretože  nepracujete?
• Stále  sa  pýtate  sám  seba:  „Prečo  som  to  urobil?“  alebo  „Čo  to  so  mnou  je?“

5. Ste  nerozhodní  a  obávate  sa,  že  urobíte  chybu  a  budete  za  ňu  kritizovaní?

• Odkladáte  dokončenie  úloh,  lebo  ich  chcete  spraviť  dokonale?
• Bojíte  sa  prevziať  zodpovednosť,  lebo  sa  obávate,  že  ak  sa  niečo  pokazí,  budú  vám  to  ostatní  vyčítať?
• Neustále  sa  obávate,  že  sa  niečo  pokazí?

6. Brzdí  vás  v  produktivite  nízke  sebavedomie  alebo  nepriebojnosť?

• Viníte  zo  svojich  neúspechov  vonkajšie  okolnosti,  pretože  si  nechcete  priznať  svoju  nedokonalosť?
• Ste  presvedčení,  že  vás  charakterizuje  váš  výkon?
• Pripadá  vám,  že  nad  svojim  životom  nemáte  dostatočnú  kontrolu?
• Obávate  sa,  že  vás  ostatní  budú  hodnotiť  a  zistia,  že  nie  ste  dostatočne  dobrí?

Jedným  z  najničivejších  dôsledkov  prokrastinácie  je,  že  vedie  k  odkladaniu  života.  Prokrastinátori  často  dopúšťajú,  aby  im  tento  začarovaný  kruh  bránil  užívať  si  plody  a  úspechy  práce  a  plne  si  vychutnávať  voľný  čas. „Odkladanie  života“  je  jednou  z  najsmutnejších  podôb  prokrastinácie.  Nielenže  človeku  znemožňuje  dokončiť  podstatné  životné  úlohy,  ale  tiež  znižuje  ľudskú  sebaúctu.  Kvôli  tomu  sa  opakovane  uchyľujeme  k  škodlivým  zdržovacím  taktikám,  ako  je  prejedanie,  nadmerné  sledovanie  televízie  či  investovanie  času  a  peňazí  do  množstva  neuvážených  koníčkov  a  plánov.  Pokusy  zanedbávať  voľno,  odpočinok  a  športové  aktivity  vedú  k  potlačeniu  odhodlania  a  motivácie,  lebo  život  začína  vyzerať  ako  samá  povinnosť  a  žiadna  zábava.

Prokrastinátori  podľa  Neila  Fiore  (2014)  majú  tieto  sklony:

• Majú  pocit,  že  ich  ťaží  nedorobená  práca.  Pripadá  im,  že  neustále  pracujú  a  preto  si  nezaslúžia  odpočinok.
• Pripadá  im,  ako  by  svoj  život  odkladali,  s  malou  nádejou,  že  jedného  dňa  budú  natoľko  organizovaní  alebo  úspešní,  aby  si  mohli  užívať  život. 
• Považujú  človeka  za  tvora  lenivého,  ktorého  k  motivácií  treba  prinútiť.  Uchyľujú  k  negatívnemu  vnútornému  dialógu,  majú  pocit,  že  im  práca  prerastá  cez  hlavu  a  zväzuje  ich  úzkosť.
• Zastávajú  negatívny  postoj  k  práci.  Vnímajú  ju  ako  nekonečný  proces,  vyžadujúci  obete.  Svoje  obete  vnímajú  zveličene  a  zo  strachu,  že  si  už  nikdy  nebudú  môcť  oddýchnuť.  Utiekajú  sa  k  polovičnej  zábave,  ktorú  si  nedokážu  naplno  užiť.

Úspešní  a  výkonní  ľudia  prevažne  vedia,  aký  dôležitý  je  voľný  čas  a  ako  si  ho  užiť  bez  pocitu  viny.  Trvať  na  čase  strávenom  zaslúženou  zábavou  je  nevyhnutný  k  dobitiu  energie  a  znovuobjavenie  motivácie  a  síl  potrebných  vo  všetkých  oblastiach  života.

Odkladanie  práce  ako  možnosť  riešenia  problémov

Občas  sa  prokrastinácia  aj  vypláca.  Pokiaľ  sa  práca,  ktorú  som  mala  vykonať,  ukáže  vo  výsledku  ako  zbytočná,  je  jej  odloženie  ospravedlniteľné  a  dvojnásobne  odmenené.  Nielenže  mi  prokrastinácia  pomohla  vysporiadať  sa  s  obavami,  ale  ukázala  sa,  že  je  jedným  zo  spôsobov,  ako  šetriť  sily.  Učím  sa  tak,  že  prokrastinovanie  je  v  niektorých  situáciách  nielen  rozumné,  ale  aj  prínosné.

Bežné  odkladanie  sa  vypláca  a  osvedčuje  ako  možnosť  riešenia  niektorých  problémov  (Fiore,  2014):

• Občas  za  nás  odloženú  nudnú  úlohu  dokončí  niekto  iný.
• Ak  dostatočne  dlho  otáľame  s  kúpou  nejakého  výrobku,  skôr  či  neskôr  sa  naše  váhanie  vyplatí  –  tovar  bude  v  zľave,  alebo  vyjde  z  módy.
• Prokrastinácia  zostáva  často  nepotrestaná.  Takmer  každému  z  nás  sa  v  detstve  prihodilo,  že  sme  sa  obávali  previerky,  na  ktorú  sme  sa  nepripravili,  aby  z  nás  obrovské  napätie  opadlo,  keď  zistíme,  že  odpadlo  vyučovanie,  či  hodina.  Dôsledkom  toho  sme  sa  naučili  prokrastinovať  v  nádeji,  že  sa  podobný  zázrak  odohrá  znovu.
• Vďaka  času,  ktorý  sme  si  vzali  na  ukľudnenie,  rozmyslenie,  sa  nám  podarilo  vyhnúť  sa  vážnym  sporom  s  rodičmi,  učiteľmi,  nadriadenými  aj  priateľmi.
• Ťažkému  rozhodovaniu  sa  vyhneme,  ak  vyčkáme  na  doplňujúce  informácie,  alebo  necháme  príležitosť  pominúť.

Vedieť  povedať  „NIE“

Naučiť  sa  odmietať  je  pre  prokrastinátorov  veľmi  dôležité.  Schopnosť  povedať  nie  znižuje  pravdepodobnosť,  že  neuvážene  kývnem  na  novú  úlohu,  aby  som  vyrovnala  pocit  vlastnej  bezcennosti.  Priamym  a  dospelým  „nie“  dám  najavo  svoj  postoj  omnoho  rýchlejšie  ako  pasívnym  „áno,  hádam,  že  budem  musieť“,  ktoré  budem  následne  ľutovať  a  svojmu  záväzku  sa  začnem  brániť  prokrastináciou.

Time  manažment

Základným  predpokladom  úsporného  nakladania  s  časom  je  podľa  Urbana  (2015)  schopnosť  efektívne  riadiť  postup  svojej  práce,  označovaná  ako  osobná  efektivita.  Nie  je  dôležitá  len  v  práci.  S  jej  nedostatkom  sa  stretávame  aj  u  tých,  ktorí  sa  bez  ohľadu  na  pracovné  vyťaženie  nie  sú  schopní  nájsť  si  čas  na  ďalšie  životné  priority.  Na  to,  aby  aktívne  oddychovali,  udržovali  si  širší  okruh  záujmov,  či  dodržiavali  zásady  zdravej  životosprávy. 

V  čom  spočíva  osobná  efektivita?

Opiera  sa  o  tri  hlavné  predpoklady.  Patrí  k  nim  schopnosť  stanoviť  si  a  dodržiavať  vlastné  priority,  nestrácať  osobné  tempo  a  udržiavať  si  pozitívne  emocionálne  naladenie  (Urban,  2015).  V  slove  priorita    sa  nachádza  latinské  slovo  „prio“,  čo  znamená  pred.  Určovanie  priorít  tak  znamená  rozhodovať  sa  každý  deň  znovu  o  tom,  čo  by  som  chcela  vybaviť,  alebo  musím  urobiť  pred  všetkými  ostatnými  vecami,  aby  som  dosiahla  svoje  ciele  (Knoblauch  a  spol.,  2012).

Schopnosť  stanoviť  si  a  dodržiavať  svoje  priority  je  schopnosťou  sústrediť  sa  na  činnosti  k  práci,  činnosti  podstatné,  neutápať  sa  v  drobnostiach  a  aktivitách,  ktoré  nikam  nevedú,  neodkladať  dôležité  úlohy  a  rozhodovania  do  budúcnosti.  S  nedostatkom  času  často  zápasia  aj  ľudia,  ktorí  sú  inak  schopní  pracovať  veľmi  rýchlo.  Ich  problémom  je,  že  značnú  časť  svojho  pracovného  času  venujú  činnostiam,  ktoré  nie  sú  pre  splnenie  hlavných  úloh  zvlášť  dôležité.

Druhým  predpokladom  osobnej  efektivity  je  osobné  tempo.  Môže  byť  podmienené  vrodeným  temperamentom,  často  je  to  len  zvyk.  Občas  je  dôsledkom  dlhšieho  pôsobenia  v  určitej  organizácií,  ktorej  „organizačné“  tempo  je  z  najrôznejších  dôvodov  rýchle  alebo  pomalé.  V  oboch  prípadoch  býva  tempo  nákazlivé.  Príčinou  pomalého  osobného  tempa  môže  byť  i  prílišné  zaujatie  činnosťou  ako  takou,  ktorá  bráni  rýchlemu  dosiahnutiu  výsledku. 

Tretím  predpokladom  osobnej  efektivity  je  schopnosť  udržovať  si  pozitívne  emocionálne  naladenie  a  nestrácať  ho  ani  v  podmienkach  prekážok  či  neúspechu.  Schopnosť  vytvárať  si  či  podporovať  pozitívne  emócie  je  dôležitá  pre  udržanie  energie,  aktivity  a  motivácie  nutnej  k  uskutočneniu,  či  dokončeniu  úlohy.

Ani  jeden  zo  spomenutých  predpokladov  osobnej  efektivity  ľudia  často  priamo  nevnímajú,  alebo  nie  sú  si  ich  vedomí.  Ak  majú  problémy  s  osobnou  efektivitou,  pripisujú  to  spravidla  iným  príčinám,  väčšinou  poukazujú  na  veľa  práce  (Urban,  2015).

Eisenhowerov  princíp  určovania  priorít

Existujú  dva  spôsoby,  ako  prioritu  činností  stanoviť.  Prvý  sa  opiera  o  ich  časovú  naliehavosť,  druhý  o  ich  dôležitosť,  význam,  ktorý  majú  tieto  úlohy  na  dosiahnutie  mojich  cieľov.  Väčšina  ľudí  si  stanovuje  svoje  priority  na  základe  časovej  naliehavosti,  čo  je  i  dôvod,  prečo  toľko  času  trávia  hasením  kritických  situácií.  Na  úlohe  nezačnú  pracovať  skôr,  až  keď  sa  blíži  termín  odovzdania,  či  vypracovania  úlohy. 

Ak  si  stanovujem  prioritu  svojich  úloh  na  základe  časovej  naliehavosti,  moje  úlohy  sa  veľmi  pravdepodobne  rozdelia  do  troch  kategórií:

1. úlohy,  ktoré  je  potrebné  urobiť  dnes, 
2. úlohy,  ktoré  by  mali  dnes  byť  hotové, 
3. úlohy,  ktoré  by  mali  byť  vypracované  niekedy  v  budúcnosti,  s  ktorými  nie  je  zatiaľ  potrebné  sa  ponáhľať.

Mnoho  dôležitých  úloh  je  v  rámci  tohto  systému  stanovenia  priorít  zaradená  do  tretej  kategórie.  Zostávajú  v  nej  až  dovtedy,  kým  sa  termín  ich  vykonania  nezadržateľne  blíži.  Keď  k  tomu  dôjde,  môže  sa  ukázať,  že  nie  je  možné  ju  vykonať  tak  dôkladne,  ako  by  som  si  vzhľadom  k  jej  významu  priala.  Podľa  Urbana  (2015)  vhodnejším  a  časovo  efektívnejším  spôsobom  stanovenia  priorít  je  ich  určovanie  podľa  dôležitosti,  t.  j.  využiť  Eisenhowerov  princíp.

Eisenhowerov  princíp  spája  dôležitosť  aj  naliehavosť.  Vznikajú  tak  štyri  kategórie  priorít.  Pri  plánovaní  svojich  úloh  musíme  každú  záležitosť  posúdiť  a  zaradiť  do  príslušnej  kategórie.  Prvým  krokom  v  tomto  smere  je  položiť  si  otázku:  „Sú  tieto  úlohy  dôležité,  alebo  naliehavé?“

Malý  test  (Knoblauch  a  spol.,  2012)  -  zaškrtnite  správnu  odpoveď  (vždy  len  jednu  možnosť):

Riešenie:  1  -  dôležité;  2  -  naliehavé;  3  -    dôležité

Hierarchia  priorít  podľa  Eisenhowera

• Priorita  A  –  záležitosti,  ktoré  musím  vybaviť  ešte  dnes,  pretože  sú  dôležité  a  naliehavé. 
• Priorita  B  –  veci,  ktoré  sú  dôležité,  ale  netreba  ich  vybaviť  ešte  dnes.  Nechávame  si  pravidelne  čas  na  ich  spracovanie  a  určujeme  si  pre  ne  termíny.  Sú  strojcom  úspechu  a  približujú  nás  k  cieľu.  Často  úlohy  kategórie  B  neustále  odďaľujeme  a  odsúvame,  pretože  nie  sú  naliehavé.  Ak  ich  vybavíme  včas,  mnohé  problémy  v  budúcnosti  vôbec  nevzniknú.
• Priorita  C  –  veci,  ktoré  sú  zdanlivo  neodkladné,  ale  v  skutočnosti  aj  nedôležité.  Ostaňme  kľudní  a  všetko,  čo  je  možné  delegovať,  delegujme  odmietnime.  Získame  čas  na  úlohy  priority  B.
• Priorita  D  –  veci,  ktoré  nie  sú  ani  dôležité,  ani  naliehavé.  Môžeme  ich  bez  obáv  hodiť  do  smetného  koša,  alebo  odmietnuť,  či  delegovať  na  niekoho  iného.  Venujeme  sa  im  len  vtedy,  keď  nás  bavia,  keď  si  pri  nich  oddýchneme. 

Podľa  Urbana  (2015)  existuje  aj  piata  kategória.  Sú  to  činnosti  znamenajúce  stratu  času.  Medzi  takéto  činnosti  patria  tie,  pri  ktorých  nemáme  pocit,  že  sme  niečo  dosiahli,  rozšírili  si  obzor,  niečo  sa  naučili,  alebo  sa  zabavili.  Ľudia  snažiaci  sa  získať  nad  svojim  časom  kontrolu  vzhliadajú  často  k  tejto  piatej  kategórií.  Jej  kladú  hlavnú  vinu  za  to,  že  „nestíhajú“  a  činnosti,  ktoré  do  nej  spadajú,  sa  preto  snažia  obmedziť.  V  skutočnosti  táto  kategória  nie  je  u  väčšiny  ľudí  tou  rozhodujúcou.  Väčšina  problémov  spojených  s  trvalým  nedostatkom  času  býva  spojená  s  tým,  že  dané  osoby  venujú  príliš  veľa  času  činnostiam  spadajúcich  do  priorít  C  a  D.  V  dôsledku  toho  im  chýba  čas  na  dôležité  činnosti.