Manažmentu škôl a školských zariadení sme v prvej časti článku poskytli základné informácie o novele zákona o archívoch a registratúrach, o zásadách vedenia registratúry, o právach a povinnostiach, ktoré majú ako pôvodcovia registratúry. V pokračovaní článku chceme upozorniť na povinnosti vyplývajúce z novej vyhlášky o podrobnostiach výkonu správy registratúry orgánov verejnej moci, o tvorbe spisu a pomôcť riaditeľom škôl a školských zariadení s tvorbou registratúrneho poriadku.
(dokončenie z predchádzajúceho čísla)
Správu registratúry, zásady jej vedenia, práva a povinnosti pôvodcu registratúry upravuje zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v z. n. p. (ďalej len „zákon o archívoch a registratúrach“). Zákon bol novelizovaný zákonom č. 266/2015 Z. z. Od 1. 1. 2016 je účinná aj nová vyhláška Ministerstva vnútra SR z 9. decembra 2015 č. 410/2015 Z. z. o podrobnostiach výkonu správy registratúry orgánov verejnej moci a o tvorbe spisu.
Vyhláška reaguje na všetky zmeny vyplývajúce z novely zákona o archívoch a registratúrach. Stanovujú sa ňou zásady správy registratúry od prijímania zásielok či už elektronickým, alebo klasickým spôsobom, evidovania záznamov, tvorby spisu, jeho vybavovanie, ukladanie až po vyraďovanie.
Podateľňa v škole/školskom zariadení
Podateľňa školy/školského zariadenia zabezpečuje prijímanie, triedenie a otváranie zásielok, prideľovanie zásielok organizačným zložkám a odosielanie zásielok. Zásielka je záznam v procese prijímania a registratúrny záznam v procese odosielania adresátovi.
Podateľňa prijíma:
- elektronické zásielky,
- elektronické zásielky podpísané zaručeným elektronickým podpisom,
- neelektronické zásielky – zásielka doručená prostredníctvom faxu je neelektronickou zásielkou a nakladá sa s ňou ako s neelektronickým záznamom.
Podateľňa prijíma len neelektronickú zásielku adresovanú škole/školskému zariadeniu a neelektronickú zásielku adresovanú inej osobe podateľňa neprevezme.
Informácie o podmienkach prijímania zásielok, najmä adresa na prijímanie zásielok, úradné hodiny podateľne, elektronická adresa podateľne a prehľad prijímaných dátových formátov sa zverejňujú na webovom sídle alebo na úradnej tabuli školy/školského zariadenia.
Povinnosti podateľne pri prijímaní zásielok:
- zamestnanec podateľne potvrdí prijatie zásielky odtlačkom prezentačnej pečiatky; Zbierka zákonov SR, technické normy, tlačoviny,