Manažmentu škôl a školských zariadení sme v prvej časti článku poskytli základné informácie o zásadách vedenia registratúry, o právach a povinnostiach, ktoré majú ako pôvodcovia registratúry. V pokračovaní článku chceme poskytnúť poznatky z aplikačnej praxe, pomôcť riaditeľom škôl a školských zariadení s tvorbou registratúrneho poriadku a upozorniť ich na nedostatky, ktoré kontrolné orgány zisťujú pri kontrole zabezpečenia správy registratúry a pri kontrole dodržiavania registratúrneho poriadku.
(dokončenie z predchádzajúceho čísla)
Pripomeňme si, že správu registratúry, zásady jej vedenia, práva a povinnosti pôvodcu registratúry upravuje zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v z. n. p. (ďalej len „zákon o archívoch a registratúrach“).
Školy a školské zariadenia sú pôvodcami registratúry, ktoré vykonávajú správu registratúry. Podľa cit. zákona registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov evidovaných pôvodcom registratúry. Pod správou registratúry sa chápe zabezpečovanie evidovania, tvorby, ukladania, ochrany registratúrnych záznamov, prístupu k nim a zabezpečovanie ich vyraďovania.
Vedenie registratúry v školách a školských zariadeniach – aplikačná prax
Podateľňa
Pre príjem písomných zásielok musí byť v škole a školskom zariadení zriadená podateľňa. Príjem zásielok a ich rozdeľovanie vykonáva poverený zamestnanec podateľne, obvykle ide o zamestnanca, ktorý má na starosti správu registratúry (v praxi škôl a školských zariadení veľmi často ide o zamestnanca, ktorý má na starosti sekretariát riaditeľa školy a školského zariadenia). Tento zamestnanec by mal prijímať všetky zásielky určené škole a školskému zariadeniu, teda i tie, ktoré boli doručené, alebo ich prevzal iný zamestnanec školy a školského zariadenia osobne. Príjem zásielok potvrdzuje zamestnanec podateľne odtlačkom prezentačnej pečiatky na zázname alebo na osobitnom lístku s dátumom prevzatia (tento lístok musí byť vždy pripojený k záznamu). Zamestnanec podateľne doporučené zásielky zapíše do evidencie, kde vyznačí všetky náležitosti, ktoré mu ukladá registratúrny poriadok. Po označení a zapísaní odovzdá záznamy ihneď adresátovi.
Zamestnanec podateľne triedi zásielky na tie, ktoré:
- sa otvoria, zaevidujú v denníku a označia odtlačkom prezentačnej pečiatky; prezentačná pečiatka sa odtláča spravidla v hornej časti ľavej strany záznamu tak, aby všetky údaje zostali čitateľné; v odtlačku pr