V príspevku sa venujeme efektívnemu časovému manažmentu. Rozdelenie času na bloky a vytvorenie harmonogramu na základe týchto blokov môže pomôcť maximalizovať produktivitu riaditeľa školy. Ponúkame osobnú skúsenosť z praxe ako efektívne vybavovať elektronickú poštu, plánovať telefonáty, stretnutia, porady. Prinášame odporúčania, ako využiť rezervný čas. Uvádzame aj príklad týždenného osobného plánu.
Problematika časového manažmentu patrí k dôležitým témam vedúceho pedagogického zamestnanca alebo vedúceho odborného zamestnanca. Vďaka časovému manažmentu môžeme zefektívniť riadenie seba v pracovnom čase. Môžeme si zostaviť týždenný plán pomocou časových blokov zameraných napr. na plánovanie, vybavovanie elektronickej pošty, vybavovanie telefonátov, porady, stretnutia, práce na dôležitých úlohách. Do plánu možno zaradiť aj časové bloky s rezervným časom. Osvedčili sa nám vtedy, keď potrebujeme dopracovať úlohu, neplánovane sa stretnúť s rodičom či zamestnancom, oddýchnuť si. Časové bloky si navyše môžeme v rámci dňa pomerne jednoducho presúvať. Týždenný plán neobsahuje konkrétne činnosti. Tie si možno plánovať v rámci jednotlivých časových blokov do kalendára.
Týždenné plánovanie je v porovnaní s mesačným plánovaním efektívnejším prostriedkom, pretože mesiac je veľmi dlhé časové obdobie. Počas tohto obdobia sa môžu udiať veci, s ktorými nevieme v daný moment počítať. Neosvedčilo sa nám ani plánovanie na jeden deň. Pri dennom plánovaní strácame prehľad o úlohách na ďalšie dni a prácu si nevieme vhodne rozplánovať.
Týždenný plán ako prostriedok efektívneho časového manažmentu
V príspevku opíšeme osobnú skúsenosť s efektívnym časovým manažmentom. Pri zostavovaní týždenného plánu sme vychádzali z našej výkonnostnej krivky.
Príklad: „Ranné vtáča“ na najťažších úlohách pracuje dopoludnia. V popoludňajších hodinách a večer sa venuje menej náročným úlohám.
Na dôležitých úlohách pracujeme od utorka do piatka vrátane, zatiaľ čo pondelky máme vyčlenené na porady a plánovanie. Týždenný plán máme zverejnený na dverách riaditeľne. Okrem toho sa naši zamestnanci riadia aj tým, či sú dvere do riaditeľne otvorené alebo zatvorené. Predložený týždenný plán je plánom pre bežný týždeň. Pod bežným týždňom máme na mysli týždeň s činnosťami, ktoré sa pravidelne opakujú. Súčasťou bežného týždňa nie sú zasadnutia pedagogických rád, ďalšie vzdelávanie atď. Ak máme v niektorom týždni naplánované vzdelávanie, týždenný plán upravujeme. Každý pracovný deň tvoria časové bloky, ktoré predstavujú súhrn činností rovnakého druhu. To znamená, že v pláne nie je uvedená v určitom čase konkrétna úloha, napr. vytvorenie protokolu zo zberu údajov o asistentoch učiteľa, ale je v ňom uvedený časový blok – práca na najdôležitejších úlohách. Konkrétne úlohy máme zaznamenané v kalendári.
V našom týždennom pláne sme si vytvorili niekoľko časových blokov, ktoré sa pravidelne opakujú. Z hľadiska prehľadnosti používame v pláne skratky týchto časových blokov. Prehľad časových blokov vrátane skratiek a stručného opisu činností uvádzame nižšie v texte.