V druhej časti príspevku sa venujeme formálnemu hodnoteniu Správy o výchovno-vzdelávacej činnosti školy, jej výsledkoch a podmienkach škôl a školských zariadení (ďalej len „Správy“) v procese schvaľovania zriaďovateľom. V hodnotení aplikujeme všeobecne platné pravidlá, ktoré sa využívajú pri formálnej úprave záverečných a kvalifikačných prác. Zároveň využívame skúsenosti z riadiaco-metodickej praxe a administratívnej činnosti okresného úradu v sídle kraja. Dôležité je uvedomiť si vzájomnú podmienenosť obsahovej a formálnej stránky Správy v kontexte dokumentu.
(dokončenie z predchádzajúceho čísla)
Vďaka informačno-komunikačným technológiám využívaným v oblasti publikačnej činnosti sa zvyšuje formálna úprava vydaných dokumentov. Slúžia k tomu dostupné programové verzie, ale i štandardné textové editory s možnosťou naformátovania a nastavenia dokumentu. Formálna úprava patrí k základnej výbave jej spracovateľa. Formálna úprava má byť v celom dokumente jednotná(Katuščák, 2005). Správa musí byť napísaná v slovenskom jazyku. Je vhodné, ak prejde jazykovou korektúrou. Kvalitný jazykový štýl a správnosť gramatiky zvyšuje kredibilitu dokumentu aj manažmentu školy. Správa vypovedá o činnostiach školy, ktoré sa stali, preto sa píše v minulom čase.
Nezriedka sa stretávame v procese schvaľovania so Správami, v ktorých sa striedajú všetky tri časy, ktoré pozná slovenská gramatika a neurčitok. Text pôsobí chaoticky a nevypovedá o vzájomnej podmienenosti obsahu a formy dokumentu.
Vhodnými typmi písma (font) sú Times New Roman a Arial. Neodporúča sa používať zošikmené písmo (Italica) alebo rôzne druhy ozdobného písma. Bežné textové editory prostredia Windows umožňujú použiť rôznu veľkosť písma, ktorá sa vyjadruje v bodoch (12, 14, 16 bodov). Najnovšie textové editory umožňujú používať znakové sady Unicode (ISO 10646) zabezpečujúce vysoký komfort. Umožňujú písať v jednom súbore prakticky vo všetkých znakových systémoch a písmach vrátane špeciálnych znakov a symbolov. Tabuľky a grafy majú byť kontrastné, aby boli ľahko čitateľné. Na vytlačenie hotovej Správy sa používa papier formátu A4 (210 x 297 mm),ktorý má byť biely, nepriehľadný a hladký. Vylúčené je používanie farebného papiera. Text sa môže písať a vytlačiť na jednu stranu alebo na obidve strany listu. V našich podmienkach školy štandardne predkladajú Správy vytlačené na jednej strane.
Úprava okrajov a