Sprístupňovanie informácií

Poskytovanie informácií zo strany povinných osôb je upravené v zákone č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o slobode informácií) v znení neskorších predpisov (ďalej len „infozákon“). Škola a školské zariadenie (ďalej len „škola“) je na základe infozákona povinnou osobou a musí okrem zverejňovania informácií sprístupňovať aj informácie fyzickým a právnickým osobám, ktoré o to požiadajú (ďalej len „žiadateľ“).

Podľa § 3 ods. 1 infozákona má každý právo na prístup k informáciám, ktoré majú povinné osoby k dispozícii. Podľa § 4 ods. 3 a 5 infozákona je informáciou akýkoľvek obsah v akejkoľvek forme zaznamenaný na akomkoľvek hmotnom nosiči, najmä obsah písomného záznamu v listinnej podobe, obsah písomného záznamu uloženého v elektronickej podobe alebo obsah záznamu v zvukovej, obrazovej alebo audiovizuál­nej podobe. Sprievodnou informáciou je informácia, ktorá úzko súvisí s požadovanou informáciou, najmä informácia o jej existencii, pôvode, počte, dôvode odmietnutia sprístupniť informáciu, o dobe, počas ktorej odmietnutie sprístupnenia informácie trvá, a kedy bude opätovne preskúmaný. Infozákon neobsahuje pozitívne (a ani negatívne) vymedzenie rozsahu informácií, ktoré je škola povinná poskytnúť žiadateľovi.

UPOZORNENIE: Infozákon vymedzuje v § 8 až 13 obmedzenia prístupu k informáciám, a to najmä ochranu utajovaných skutočností, ochranu osobnosti a osobných údajov, ochranu obchodného tajomstva, ako aj ďalšie obmedzenia prístupu k informáciám konkrétne uvedené v § 11 a § 11a zákona o slobode informácií. Všetky obmedzenia práva na informácie vykonáva škola tak, že sprístupní požadované informácie vrátane sprievodných informácií až po vylúčení tých informácií, pri ktorých to ustanovuje zákon o slobode informácií.

Škola v súlade s § 3 ods. 3 infozákona musí sprístupniť informácie bez preukázania právneho alebo iného dôvodu alebo záujmu, pre ktorý sa informácia požaduje.

Škola musí mať zverejnené:

• miesto, čas a spôsob, akým možno získavať informácie,
• informácie o tom, kde možno podať žiadosť o poskytnutie informácie,
• miesto, lehota a spôsob podania opravného prostriedku a možnosti súdneho preskúmania rozhodnutia povinnej osoby vrátane výslovného uvedenia požiadaviek, ktoré musia byť splnené,
• postup, ktorý musí povinná osoba dodržiavať pri vybavovaní všetkých žiadostí o poskytnutie informácie vrátane príslušných lehôt, ktoré je nutné dodržať,
• sadzobník úhrad za sprístupňovanie informácií.

Škola musí každé podanie posudzovať podľa obsahu a nie podľa označenia. Žiadosť o poskytnutie informácie (ďalej len „infožiadosť“) nemusí byť výslovne označená ako „žiadosť o informácie“, ale postačuje, že z obsahu podania je zrejmé, že žiadateľ žiada školu o informácie. Podľa § 14 ods. 1 infozákona žiadosť o sprístupnenie informácií možno podať písomne, ústne, faxom, elektronickou poštou alebo iným technicky vykonateľným spôsobom.

Môže zamestnanec školy vybaviť telefonickú infožiadosť ihneď, bez písomnej odpovede?

Podľa infozákona je možné infožiadosť podať aj telefonicky. Ak žiadateľ požaduje jednoduchú informáciu, ktorá je k dispozícii, poverený zamestnanec školy môže informáciu telefonicky poskytnúť. Poskytnutím informácie je telefonická infožiadosť vybavená. Ak by žiadateľ žiadal sprístupniť informáciu iným spôsobom, napr. písomnou odpoveďou, poverený zamestnanec školy predmet infožiadosti zapíše a žiadosť vybaví požadovaným spôsobom v zákonnej lehote. Upozorňujeme na povinnosť zaevidovať túto infožiadosť do evidencie infožiadostí.

Ak bola infožiadosť podaná telefonicky alebo poslaná emailom, má zamestnanec školy žiadať od žiadateľa písomné vyhotovenie infožiadosti kvôli jej evidencii?

Pri žiadostiach o informácie podaných telefonicky alebo emailovou poštou nemusí žiadateľ následne doplniť žiadosť písomným vyhotovením.

Čo sa rozumie pod podaním infožiadosti iným technicky vykonateľným spôsobom?

Iný technicky vykonateľný spôsob môže byť vyplnenie formulára: „žiadosť o poskytnutie informácie“ na webovom sídle školy alebo odkaz na webovom sídle školy, napr. v rubrike „odkaz riaditeľovi/otázka pre riaditeľa“.

Z podanej infožiadosti musí byť zrejmé:

• komu je určená: nemusí obsahovať presný názov a sídlo školy, ale z infožiadosti musí byť zrejmé, ktorej škole je infožiadosť určená, od ktorej školy žiada žiadateľ informácie;
• meno, priezvisko, názov alebo obchodné meno žiadateľa, jeho adresa pobytu alebo sídlo: fyzická osoba musí v žiadosti uviesť svoje meno a priezvisko, právnická osoba názov právnickej osoby a aj meno a priezvisko fyzickej osoby, ktorá za ňu koná (podáva žiadosť); odporúča sa na účely presnejšej identifikácie žiadateľa uviesť dátum jeho narodenia a pri právnickej osobe identifikačné číslo organizácie (IČO); nie je to však zákonná podmienka a škola nemôže na základe absencie týchto údajov infožiadosť nevybaviť;
• ktorých informácií sa žiadosť týka: formulovať ju treba presne a konkrétne, aby škola vedela, aké informácie žiadateľ požaduje; nepresné a neurčité vymedzenie požadovanej informácie môže byť dôvodom na doplnenie infožiadosti podľa § 14 ods. 3 infozákona;
• aký spôsob sprístupnenia informácií žiadateľ navrhuje: žiadateľom by mal byť stanovený konkrétne, odporúča sa v niektorých situáciách určiť aj alternatívny spôsob sprístupnenia informácií, napr. môže požiadať o sprístupnenie dokladu elektronicky a zároveň uviesť, že v prípade, ak doklad nie je k dispozícii v elektronickej forme, žiada zaslanie jeho fotokópie poštou.

Čo ak podaná žiadosť neobsahuje náležitosti podľa infozákona?

Podľa § 14 ods. 3 infozákona ak infožiadosť nemá predpísané náležitosti, škola musí bezodkladne vyzvať žiadateľa, aby v určenej lehote, ktorá nesmie byť kratšia ako sedem dní, neúplnú žiadosť doplnil. Poučí žiadate­ľa aj o tom, ako treba doplnenie urobiť. Ak napriek výzve žiadateľ žiadosť nedoplní a informáciu nemožno pre tento nedostatok sprístupniť, škola žiadosť odloží.

Podľa § 14 ods. 4 infozákona infožiadosť je podaná dňom, keď bola oznámená povinnej osobe príslušnej vo veci konať. Deň podania infožiadosti je veľmi dôležitý pre dodržanie lehôt vybavenia infožiadosti. Nie je to deň, keď bola infožiadosť odoslaná, ale je to deň, v ktorý bola škole doručená. Ak ide o telefonicky podanú infožiadosť, je to deň, v ktorom bol uskutočnený telefonát, ktorého obsahom bola žiadosť o informácie. Ak ide o osobne podanú infožiadosť, tak je to deň osobného podania žiadosti v podateľni alebo u zamestnanca školy. V prípade doručenia elektronickou poštou (emailom) je dňom podania infožiadosti deň doručenia emailu na server povinnej osoby.

UPOZORNENIE: Škola musí zabezpečiť preukázateľnosť doručenia infožiadosti. Ak bola infožiadosť podaná prostredníctvom pošty, je dôležité, aby bola na liste vyznačená pečiatka podateľne, ak bola podaná ústne (osobne alebo telefonicky), je dôležité zaprotokolovať deň telefonátu alebo osobného podania.

Žiadateľ môže požiadať školu, aby mu podľa § 14 ods. 5 infozákona písomne potvrdila podanie žiadosti. Žiadateľ môže o toto potvrdenie požiadať už v samotnej infožiadosti. Škola má povinnosť na žiadosť písomne potvrdiť podanie infožiadosti a oznámiť predpokladanú výšku úhrady za sprístupnenie informácie.

Podľa § 21 infozákona informácie sa sprístupňujú bezplatne s výnimkou úhrady vo výške, ktorá nesmie prekročiť výšku materiálnych nákladov spojených so zhotovením kópií, so zadovážením technických nosičov a s odoslaním informácie žiadateľovi. Škola môže zaplatenie úhrady odpustiť. Náklady na sprístupnenie informácie znáša škola v prípade, ak žiada sprístupnenie informácie osoba so zmyslovým postihnutím. Ak je žiadateľ povinný zaplatiť úhradu materiálnych nákladov spojených so sprístupnením, mal by vopred vedieť predpokladanú výšku tejto úhrady. Škola musí mať zverejnený na webovom sídle alebo na verejne prístupnom mieste v jej sídle sadzobník úhrad za sprístupňovanie informácií. Žiadateľ podľa § 14 ods. 5 infozákona môže požiadať školu, aby mu predpokladanú výšku úhrady za sprístupnenie informácie písomne oznámila (môže o to požiadať už v samotnej infožiadosti).

Odporúčame, aby škola oznámila žiadateľovi predpokladanú výšku úhrady aj bez žiadosti, nakoľko žiadateľ môže zvážiť, či nepožiada o sprístupnenie informácií hospodárnejším spôsobom, príp. či nevezme infožiadosť späť.

Evidencia infožiadostí a postup vybavovania

Škola má povinnosť viesť evidenciu infožiadostí spôsobom, aby poskytovala údaje potrebné na kontrolu vybavovania žiadostí a údaje o najčastejšie vyžiadaných informáciách. Evidencia infožiadostí musí obsahovať najmä tieto údaje: dátum podania infožiadosti, vyžiadanú informáciu a navrhovaný spôsob jej poskytnutia, výsledok vybavenia infožiadosti (poskytnutie informácií, vydanie rozhodnutia alebo postúpenie infožiadosti), podanie opravného prostriedku.

Postup pri vybavovaní infožiadostí možno zhrnúť do troch krokov:

1. Škola musí preveriť, či je doručené podanie infožiadosťou, či je škola povinnou osobou na jej vybavenie, či bola podaná zákonným spôsobom (§ 14 ods. 1 infozákona), či obsahuje všetky náležitosti (§ 14 ods. 2 infozákona).
2. Škola musí zistiť, či informácie, ktoré žiadateľ požaduje, sú informáciami podľa infozákona a či nimi škola ako povinná osoba disponuje; či k požadovaným informáciám nie je zákonom obmedzený prístup.
3. Ak po overení skutočností zistí, že ide o infožiadosť zákonne podanú škole ako povinnej osobe a že škola disponuje informáciami, ktoré žiadateľ požaduje, musí infožiadosť vybaviť v zákonnej lehote a požadované informácie sprístupniť spôsobom, ktorý žiadateľ navrhoval v infožiadosti; ak žiadny spôsob nenavrhoval, škola postupuje podľa § 16 infozákona.

Podľa § 16 infozákona škola môže informácie sprístupniť: ústne, nahliadnutím do spisu vrátane možnosti vyhotoviť si odpis alebo výpis, odkopírovaním informácií na technický nosič dát, sprístupnením kópií predlôh s požadovanými informáciami, telefonicky, faxom, poštou, elektronickou poštou. Najjednoduchšie je dohodnúť so žiadateľom najefektívnejší a najrýchlejší spôsob sprístupnenia informácií.

Vybavenie infožiadosti a vydanie rozhodnutia

Ak škola poskytne žiadateľovi informácie v zákonom stanovenej lehote, urobí rozhodnutie zápisom v spise. Proti takému rozhodnutiu nemožno podať opravný prostriedok. Ak škola žiadosti nevyhovie, hoci len sčasti, vydá o tom v zákonom stanovenej lehote písomné rozhodnutie. Rozhodnutie nevydá v prípade, ak žiadosť bola odložená. Ak škola v lehote na vybavenie žiadosti neposkytla informácie, nevydala rozhodnutie a ani informáciu nesprístupnila, predpokladá sa, že vydala rozhodnutie, ktorým odmietla poskytnúť informáciu. Za deň doručenia rozhodnutia sa v tomto prípade považuje tretí deň od uplynutia lehoty na vybavenie žiadosti.

Pri vydávaní rozhodnutia sa použijú všeobecné predpisy o správnom konaní, tzn. správny poriadok. Každé rozhodnutie o nesprístupnení informácií musí obsahovať v súlade so správnym poriadkom základné náležitosti rozhodnutia stanovené v § 47 správneho poriadku:

• Výrok rozhodnutia obsahuje rozhodnutie vo veci s uvedením ustanovenia právneho predpisu, podľa ktorého sa rozhodlo. Vo výroku rozhodnutia o nesprístupnení informácií sa musí uviesť, že žiadosť o informácie sa zamieta. Ak sa žiadosť o informácie zamieta iba sčasti, vo výroku musí byť presne vymedzené, ktoré konkrétne informácie sa nesprístupňujú.
• Odôvodnenie rozhodnutia, kde škola uvedie najmä, ktoré skutočnosti boli podkladom na rozhodnutie a na základe ktorých právnych predpisov rozhodovala o nesprístupnení informácií. Odôvodnenie nemôže obsahovať len konštatovanie, že informácie sú chránené podľa určitého právneho predpisu. Škola musí zdôvodniť nesprístupnenie každej konkrétnej požadovanej informácie, resp. každého konkrétneho druhu požadovaných informácií.
• Poučenie o odvolaní obsahuje údaj, či je rozhodnutie konečné alebo či sa možno proti nemu odvolať, v akej lehote, na ktorý orgán a kde možno odvolanie podať. Poučenie obsahuje aj údaj, či rozhodnutie možno preskúmať súdom.

Lehoty na vybavenie infožiadosti sú stanovené v § 17 zákona o slobode informácií. Infožiadosť škola vybaví bez zbytočného odkladu, najneskôr do 8 pracovných dní odo dňa podania infožiadosti a do 15 pracovných dní, ak sa sprístupňuje informácia nevidiacej osobe v prístupnej forme. Lehotu je možné predĺžiť zo závažných dôvodov najviac o 8 pracovných dní, prípadne o 15 dní pre nevidiacich pri sprístupnení informácií v prístupnej forme. Dôvody zahŕňajú vyhľadávanie a zber informácií mimo sídla školy, zber väčšieho počtu oddelených alebo odlišných informácií v jednej žiadosti, alebo technické problémy. Predĺženie lehoty musí škola oznámiť žiadateľovi bezodkladne, najneskôr pred uplynutím zákonnej lehoty a v oznámení musí uviesť dôvody, ktoré k tomu viedli.

Je veľmi dôležité, aby sa riaditelia škôl dôsledne oboznámili so svojimi povinnosťami, ktoré im vyplývajú z uplatnenia infozákona. V rámci systému riadenia odporúčame, aby vydali na svojej úrovni vnútorný predpis, ktorý upraví podmienky poskytovania a sprístupňovania informácií v ich organizácii. Jeho vydanie nie je ich obligatórna povinnosť, ale uľahčí aplikáciu infozákona v praxi.