Príčiny časových strát v riadiacej praxi

Vyrušovanie, autovyrušovanie a výkonnostná krivka

Vyrušenia možno rozdeliť do dvoch kategórií:

1. Vonkajšie faktory vyrušenia – neželané telefonáty, návštevy, korešpondencia a pod.
2. Vnútorné faktory vyrušenia (autovyrušenia) – prokrastinácia, strata koncentrácie, neschopnosť povedať nie, stres a pod.

O vyrušení telefónom hovorí Monika Neupauerová (2021) vo svojej záverečnej práci: „Často sa mi stáva, že mám naplánovanú dôležitú činnosť, ktorú musím do určitého času splniť, som zahĺbená do práce a zrazu zazvoní telefón. Sprvu nedôležitý, a zdá sa, že to bude krátky hovor, naruší môj plán natoľko, že musím ukončenie mojej činnosti posunúť. Je to rušivé, vytrhne nás to z koncentrácie a niekedy sa tie rozhovory zbytočne predĺžia.“

Odporúčania na elimináciu externých vyrušení ponúkli počas diskusií funkčného vzdelávania aj vedúci zamestnanci škôl a školských zariadení. Zo svojej riadiacej praxe odporúčajú najmä:

• Efektívne telefonovanie – mať jasný cieľ, štruktúru, neopakovať sa, zhrnúť výsledky.
• Diplomatické skrátenie rozhovoru s „neželaným“ návštevníkom a dohodnutie si nového termínu na stretnutie, počas ktorého mu prisľúbime plnú pozornosť.
• Zatvorenie dverí na kancelárii počas práce na dôležitých úlohách.
• Presmerovanie hovorov na asistenta/tku počas plnenia dôležitých úloh.
• Vyhradenie konzultačných hodín pre učiteľov.
• Organizácia pracovného počítača, stola, kancelárie (zavedenie zložiek).

Zdroj: Záverečné práce vedúcich zamestnancov¹

Výkonnosť každého človeka v priebehu dňa podlieha charakteristickým výkyvom. Podstatným faktorom znižovania, resp. zvyšovania pracovnej produktivity je aj výkonnostná krivka. Jedna skupina riaditeľov rada chodí do práce skoro a od samého rána aktívne rieši všetky úlohy a problémy. Druhá skupina ráno potrebuje kávu a jednoduché a rutinné aktivity, aby sa naštartovala, zatiaľ čo absolútna produktivita ich práce prichádza neskoro večer a v noci, keď všetok život navôkol stíchne. Tieto skupiny možno v hovorovej reči charakterizovať ako ranné vtáčatá a nočné sovy. Poznaním a rešpektovaním toho, do ktorej z týchto výkonových skupín patríme, dokážeme zefektívniť svoje pracovné výsledky. Ranným vtáčatám sa odporúča začať deň s tými najťažšími úlohami, zatiaľ čo nočné sovy by si mali najdôležitejšie úlohy plánovať na neskoršie dopoludnie a večer, keď im stúpa výkonnostná krivka.

Graf výkonnostnej krivky – „ranné vtáča“²